Debitorstyring

Hvad er debitorstyring?

Debitorstyring betyder, at en virksomhed administrerer alle udestående fakturaer over for sine kunder. Så snart en faktura er sendt, betragtes den som et udestående tilgodehavende. Fra dette øjeblik skal den registreres, overvåges og senere markeres som betalt.

Debitorstyring sikrer altså, at virksomheden altid ved, hvilke kunder der stadig skylder penge, og hvor store de udestående beløb er.

Begrebet beskriver et fast område inden for finansorganisationen. Dette område beskæftiger sig kun med processer, der opstår omkring ubetalte fakturaer.

Det indebærer for eksempel at registrere fakturaen i et system. Det er også vigtigt at holde øje med betalingsfristen. Desuden skal man bogføre en modtaget betaling.

Debitorstyring har dermed en enkel opgave: Den holder hver åben faktura under opsyn, indtil pengene er fuldt indbetalt. På den måde bevares overblikket over alle åbne fordringer.

Hvilken betydning har debitorstyring?

Debitorstyring betyder, at en virksomhed ikke mister sine udestående fakturaer af syne. Den sikrer, at hele området med fordringer forbliver overskueligt, fuldstændigt og forståeligt.

For mange processer i virksomheden er det vigtigt at vide, hvilke fakturaer der allerede er betalt, og hvilke der stadig er udestående. Debitorstyring leverer netop disse oplysninger.

Det viser tydeligt:

• Hvilke regninger der aktuelt er åbne

• Hvor store de udestående beløb er

• Hvilke betalingsfrister løber stadig?

• Hvilke regninger der allerede er betalt

Gennem denne oversigt bliver det synligt, hvilke fordringer der foreligger, og hvordan den aktuelle status ser ud. Begrebet beskriver altså ikke kun en opgave, men en central funktion i virksomheden: overblikket over åbne poster.

Hvad omfatter debitorstyring?

Debitorstyring omfatter alle aktiviteter, der knytter sig til åbne fakturaer. Opgaverne virker simple, men er vigtige. På den måde går ingen fakturaer tabt eller bliver registreret forkert.

Dette område omfatter blandt andet:

• Registrere fakturaer:Hver ny faktura registreres i systemet.

• Hold øje med betalingsfrister:Systemet viser, hvornår betalingen forventes.

• Bogfør indbetalinger:Så snart pengene indbetales, bliver de tilknyttet den rigtige faktura.

• Opdater udestående beløb:Systemet viser til enhver tid den aktuelle status.

• Markér forfaldne fakturaer:Hvis en regning ikke betales til tiden, forbliver den synlig.

• Vedligehold kundeoplysninger:Adresser, kontaktmuligheder og andre oplysninger skal være korrekte.

Alle disse opgaver sikrer, at hver faktura fra start til slut vises korrekt i systemet.

Hvordan fungerer debitorstyring?

Debitorstyring fungerer skridt for skridt. Forløbet er altid det samme, uanset hvor stor virksomheden er.

Først oprettes og sendes en faktura. Når fakturaen er afsendt, gemmes den i systemet. Derefter begynder den egentlige administration.

Det typiske forløb ser sådan ud:

1. 1

   Fakturaen oprettes og gemmes.

2. 2

   Systemet viser betalingsfristen.

3. 3

   Der kontrolleres regelmæssigt, om betalingen er modtaget.

4. 4

   Hvis pengene overføres, bliver de bogført med det samme.

5. 5

   Det udestående beløb tilpasses eller sættes til nul.

6. 6

   Hvis der ikke kommer nogen betaling, forbliver fakturaen som åben eller forfalden i systemet.

Ved denne fremgangsmåde forbliver fakturaen synlig hele tiden. Intet forsvinder, og betalingsstatus er til enhver tid klart synlig.

Hvem er involveret i debitorstyring?

I debitorstyringen er forskellige afdelinger involveret. Hvilke det præcist er, afhænger af virksomhedens størrelse og struktur.

I mange virksomheder udfører regnskabsafdelingen de fleste opgaver. Den arbejder dagligt med fakturaer, betalinger og data.

Følgende kan for eksempel være involverede:

• Bogføring, der gennemgår udestående fakturaer og bogfører betalinger

• regnskab, som organiserer og kontrollerer processer

• debitorstyring, som tager sig af særlige opgaver i forbindelse med udestående fordringer

• IT- eller datateams, som sørger for, at systemet kører pålideligt

Alle afdelinger samarbejder, så håndteringen af de udestående regninger fungerer pålideligt.

Hvornår bruges debitorstyring?

Debitorstyring anvendes altid, når en faktura er blevet sendt, og betalingen endnu mangler. Fra dette tidspunkt skal fakturaen overvåges.

Indsatsen begynder altså straks efter afsendelsen af fakturaen og varer, indtil betalingen er modtaget fuldt ud.

Det er aktivt:

• Umiddelbart efter afsendelse af fakturaen.

• I hele betalingsfristen

• Så snart en faktura er forfalden

• Indtil betalingen var endelig bogført

Dermed følger debitorstyringen enhver sag, der har med en åben faktura at gøre.

Hvor foregår debitorstyring?

Debitorstyring foregår som regel i virksomhedens finansafdeling. Her sidder de teams, som dagligt arbejder med fakturaer, bogføringer og udestående betalinger.

I dag bruger virksomheder som regel digitale systemer, der automatisk viser eller overvåger mange trin. Alligevel skal mennesker kontrollere forløbene og registrere dataene korrekt.

Typiske områder er:

• Bogholderiet

• Regnskabsvæsenet

• Digital debitor- eller regnskabssoftware

Selvom software gør meget af arbejdet lettere, ligger ansvaret hos virksomheden selv.

Hvad er formålet med debitorstyring?

Debitorstyring har til formål at håndtere udestående fakturaer på en klar og overskuelig måde. Den sikrer, at intet går tabt, og at hver betaling bliver korrekt tilknyttet.

Dermed forbliver hele området for udestående fordringer klart struktureret.

Debitorstyring hjælper med:

• At gøre udestående fakturaer synlige.

• At afspejle indbetalinger korrekt

• At bevare overblikket over alle udestående fordringer.

Så opstår et let forståeligt overblik over alle en virksomheds udestående fakturaer.