Vad är kundfordringshantering?

Debitorhantering innebär att ett företag hanterar alla utestående fakturor gentemot sina kunder. Så snart en faktura har skickats betraktas den som en utestående fordran. Från det ögonblicket måste den registreras, övervakas och senare markeras som betald.

Kundfordringshanteringen ser alltså till att företaget alltid vet vilka kunder som fortfarande är skyldiga pengar och hur stora de utestående beloppen är.

Begreppet beskriver ett fast område inom finansorganisationen. Detta område hanterar endast ärenden som uppstår kring obetalda fakturor.

Det ingår till exempel att föra in fakturan i ett system. Det är också viktigt att hålla koll på betalningsfristen. Dessutom måste man bokföra en mottagen betalning.

Debitorhantering har därmed en enkel uppgift: Den håller varje öppen faktura under uppsikt tills pengarna har betalats in helt. På så sätt bibehålls överblicken över alla utestående fordringar.

Vilken betydelse har hantering av kundfordringar?

Debitorhantering innebär att ett företag inte tappar bort sina utestående fakturor. Det ser till att hela området med fordringar förblir överskådligt, fullständigt och lättförståeligt.

För många processer i företaget är det viktigt att veta vilka fakturor som redan har betalats och vilka som fortfarande är obetalda. Debitorhanteringen tillhandahåller precis den informationen.

Det visar tydligt:

Vilka fakturor som för närvarande är obetalda
Hur höga de utestående beloppen är
Vilka betalningsfrister som fortfarande löper
Vilka fakturor som redan har betalats

Genom denna översikt blir det synligt vilka fordringar som finns och hur det aktuella läget ser ut. Begreppet beskriver alltså inte bara en uppgift utan en central funktion inom företaget: överblick över utestående fordringar.

Vad omfattar hanteringen av kundfordringar?

Hantering av kundfordringar omfattar alla aktiviteter som rör obetalda fakturor. Uppgifterna ser enkla ut, men är viktiga. Det gör att inga fakturor försvinner eller blir felaktigt registrerade.

Till detta område hör bland annat:

Registrera fakturor:Varje ny faktura sparas i systemet.
Håll koll på betalningsfrister:Systemet visar när betalningen förväntas.
Bokföra inbetalningar:Så snart pengar kommer in kopplas de till rätt faktura.
Uppdatera utestående belopp:Systemet visar när som helst det aktuella läget.
Markera förfallna fakturor:Om en faktura inte betalas i tid förblir den synlig.
Uppdatera kunduppgifter:Adresser, kontaktmöjligheter och annan information måste stämma.

Alla dessa uppgifter ser till att varje faktura visas korrekt i systemet från början till slut.

Hur fungerar hanteringen av kundfordringar?

Kundfordringshantering fungerar steg för steg. Processen är alltid likartad, oavsett hur stort företaget är.

I början står upprättandet och utskicket av en faktura. Så snart fakturan har skickats sparas den i systemet. Därefter börjar den egentliga hanteringen.

Så här ser det typiska förloppet ut:

1
Fakturan skapas och sparas.
2
Systemet visar betalningsfristen.
3
Det kontrolleras regelbundet om betalningen har kommit in.
4
När pengarna överförs bokförs de omedelbart.
5
Det utestående beloppet justeras eller sätts till noll.
6
Om ingen betalning kommer in förblir fakturan öppen eller förfallen i systemet.

Genom detta förfarande förblir fakturan synlig under hela tiden. Ingenting försvinner, och betalningsstatusen kan alltid följas tydligt.

Vem är involverad i hanteringen av kundfordringar?

I fordringshanteringen är olika avdelningar involverade. Vilka det exakt är beror på företagets storlek och struktur.

I många företag sköter bokföringsavdelningen de flesta uppgifterna. Den arbetar dagligen med fakturor, betalningar och data.

Kan till exempel vara inblandade:

Bokföring, som granskar öppna fakturor och bokför betalningar
Redovisning, som organiserar och kontrollerar processer
fordringshantering, som tar hand om särskilda uppgifter kring utestående fordringar
IT- eller datateam, som ser till att systemet fungerar tillförlitligt

Alla avdelningar samarbetar för att hanteringen av utestående fakturor ska fungera på ett tillförlitligt sätt.

När används kundfordringshantering?

Kundfordringshantering används alltid när en faktura har skickats och betalningen fortfarande är utestående. Från det ögonblicket måste fakturan övervakas.

Insatsen börjar alltså omedelbart efter att fakturan har skickats och pågår tills betalningen har kommit in i sin helhet.

Det är aktivt:

Direkt efter att fakturan skickats
Under hela betalningsfristen
Så snart en faktura är förfallen
Tills betalningen slutgiltigt bokförts

Därmed följer kundfordringshanteringen varje ärende som rör en öppen faktura.

Var sker hanteringen av kundfordringar?

Hantering av kundfordringar sker vanligtvis på ett företags ekonomiavdelning. Där arbetar team som dagligen hanterar fakturor, bokföring och betalningsstatus.

Idag använder företag oftast digitala system som automatiskt visar eller övervakar många steg. Ändå måste människor kontrollera arbetsprocesserna och fylla i uppgifterna korrekt.

Typiska områden är:

Bokföringen
Redovisning
Digital programvara för kundreskontra eller bokföring

Även om programvara underlättar mycket arbete, ligger ansvaret kvar hos företaget självt.

Vad är syftet med hantering av kundfordringar?

Debitorhantering används för att hantera öppna fakturor på ett tydligt och överskådligt sätt. Den ser till att inget försvinner och att varje betalning blir rätt tilldelad.

Därmed förblir hela området med utestående fordringar välstrukturerat.

Kundfordringshantering hjälper till med:

Att synliggöra obetalda fakturor
Att korrekt återspegla inbetalningar
Att behålla överblicken över alla utestående fordringar

På så sätt uppstår en enkel och lättbegriplig översikt över alla öppna fakturor i ett företag.