Inkasso für Ärzte: Wenn der Schuldner Dein Patient ist

Stell Dir einen Schuldner vor, der nächste Woche wieder bei Dir im Wartezimmer sitzt. Der Dir seit Jahren vertraut und dessen Familie ebenfalls zu Deinen Kunden gehört.

Und dessen offene Arztrechnung Du nur mit seiner Einwilligung an ein Inkassounternehmen weitergeben darfst, denn auch sie unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht.

Genau das ist die Ausgangslage, wenn eine Arztpraxis Geld eintreiben muss. Inkasso für Ärzte ist ein Sonderfall und funktioniert anders als in den meisten Branchen. Im Folgenden erklären wir, warum das so ist und wie die Branche damit umgeht.

Offene Privatrechnungen sind Alltag, kein Ausnahmefall

Bei gesetzlich Versicherten läuft die Abrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung, der Patient selbst bekommt keine Rechnung. Anders bei Privatpatienten und Selbstzahlern. Hier stellt die Praxis die Arztrechnung direkt an den Patienten.

Der Patient bezahlt sie zunächst selbst und reicht sie anschließend bei seiner privaten Krankenversicherung ein, die ihm den Betrag erstattet. Dieses Vorgehen hat allerdings eine Kehrseite, denn ob und wann das Geld bei der Praxis ankommt, hängt allein vom Patienten ab.

Und das klappt nicht immer. In fast jeder Praxis bleibt ein Teil der Privatrechnungen zunächst unbezahlt.

Viele offene Rechnungen sind keine echten Zahlungsausfälle

Die gute Nachricht steckt im Wort „zunächst", denn die wenigsten dieser Patienten sind Zahlungsverweigerer. Meist ist die Rechnung schlicht vergessen worden, im Papierstapel verschwunden, oder der Patient wartet erst die Erstattung seiner Versicherung ab, bevor er überweist.

Für den Umgang mit diesen offenen Posten macht das einen großen Unterschied, denn die meisten Fälle lassen sich mit einer einfachen Erinnerung lösen.

Beim Inkasso in der Arztpraxis steht mehr auf dem Spiel als der offene Betrag

Im E-Commerce besteht zwischen Unternehmen und Schuldner meist keine persönliche Beziehung. In der Arztpraxis ist das anders, viele Patienten kommen seit Jahren, oft ist die ganze Familie in Behandlung. Wenn eine Rechnung offen bleibt, steht deshalb immer mehr auf dem Spiel als der eine Betrag. Wer sich von einer Mahnung vor den Kopf gestoßen fühlt, sucht sich im Zweifel eine neue Praxis.

Dazu kommt, dass Praxen stark von Empfehlungen leben. Neue Patienten kommen über Mundpropaganda oder Bewertungsportale. Wie eine Praxis mahnt, spricht sich also herum, im Guten wie im Schlechten.

Die ärztliche Schweigepflicht setzt klare Grenzen

Und dann ist da noch die ärztliche Schweigepflicht. Eine Arztrechnung verrät sensible Dinge, etwa wer in Behandlung war und welche Leistungen erbracht wurden.

Solche Informationen darf eine Praxis nicht ohne Weiteres an Dritte weitergeben, auch nicht an ein Inkassounternehmen.

Die Weichen dafür werden deshalb schon zu Beginn der Behandlung gestellt. Willigt der Patient ein, darf die Praxis externe Dienstleister in die Abrechnung einbinden.

Ohne diese Einwilligung muss sie ihre Forderungen selbst weiterverfolgen. In vielen Praxen gehört die entsprechende Erklärung deshalb bereits zu den Unterlagen des ersten Termins.

Ein klarer Prozess von der Erinnerung bis zum Inkasso entlastet die Praxis

Bleibt eine Arztrechnung offen, stehen Praxen vor einer Aufgabe, für die der Praxisalltag eigentlich keinen Platz vorsieht.

Im Praxisalltag bedeutet das konkret:

• Zahlungseingänge überwachen,

• Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden,

• Fristen im Blick behalten und

• Rückfragen von Patienten beantworten.

All das läuft neben Sprechstunde und Terminvergabe mit. Dazu kommt eine menschliche Komponente. Eine Mahnung an jemanden zu schicken, den man persönlich kennt und nächste Woche wieder begrüßt, fällt vielen Praxisteams schwerer als jede andere Verwaltungsaufgabe.

Deshalb arbeiten viele Praxen mit privatärztlichen Verrechnungsstellen zusammen. Sie können den Abrechnungsprozess von der GOÄ-konformen Erstellung der Rechnung über den Versand bis zur Überwachung der Zahlungseingänge übernehmen. Ein Anbieter in diesem Bereich ist beispielsweise Doctario.

Einblick in digitale Verrechnungs-Plattformen wie beispielsweise Doctario.

Je nach Anbieter können auch Rückfragen von Patienten und Einwände von Versicherungen außerhalb der Praxis bearbeitet werden. Gleichzeitig lassen sich Kennzahlen wie Zahlungsdauer, Mahnquote und Ausfallquote zentral überwachen.

Für die Praxis reduziert das den administrativen Aufwand und schafft eine gewisse Distanz zwischen Behandlung und Zahlungsprozess.

Bleibt eine Forderung trotz des vorgelagerten Mahnprozesses offen, kann sich anschließend das Inkasso anschließen. Bei Doctario erfolgt dieser Übergang in Zusammenarbeit mit Debtist.

Wenn aus der offenen Rechnung ein Inkassofall wird

Wenn Erinnerungen und Mahnungen nichts bewirken, wird eine Forderung zum Fall für ein Inkassounternehmen.

Im Gesundheitswesen ist dieser Schritt sensibler als anderswo, denn mit der Forderung wechselt auch ein Stück der Patientenbeziehung den Ansprechpartner. Wie das Inkassounternehmen auftritt, färbt unmittelbar auf die Praxis ab.

Entsprechend viel hängt an der Arbeitsweise des Inkassounternehmens. Wichtig sind insbesondere:

• ein respektvoller, lösungsorientierter Ton,

• eine gute Erreichbarkeit und

• einfache Bezahlmöglichkeiten, etwa eine unkomplizierte Ratenzahlung.

Ein Inkasso, das so arbeitet, holt nicht nur die Forderung herein. Es sorgt auch dafür, dass der Patient danach noch Patient bleibt.

Warum offene Rechnungen Zahnarztpraxen besonders häufig betreffen

Gerade Zahnarztpraxen kennen das Thema gut. Durch Eigenanteile und Selbstzahlerleistungen zahlen Patienten hier besonders häufig aus eigener Tasche. Entsprechend relevant ist ein klarer Prozess für den Umgang mit offenen Zahnarztrechnungen.

Fazit

Inkasso im Gesundheitswesen ist Beziehungsmanagement mit Zahlungsziel. Die Forderung einzutreiben ist nur die halbe Aufgabe. Den Patienten dabei nicht zu verlieren, ist die andere.

Deshalb hat sich in der Branche eine Arbeitsteilung entwickelt, bei der jede Stufe die Beziehung im Blick behält. Mit einer sauberen, transparenten Abrechnung am Anfang, freundlichen Erinnerungen dazwischen und einem Inkasso, das respektvoll bleibt.

Im Kern gilt das weit über das Gesundheitswesen hinaus. Wer heute nicht zahlt, kann morgen trotzdem ein guter Kunde sein, wenn man ihn im Mahnprozess nicht verliert.