Vergleich von Subscription-Management-Lösungen für physische Produkte

2025 war ein wichtiges Jahr für Abonnementmodelle mit physischen Produkten.

Warum?

• Swapfiets, ein niederländisches Fahrrad-Abo-Unternehmen, wuchs auf 280.000 Nutzerinnen und Nutzer in Europa.¹

• Mister Spex führte ein Abo-Modell für Brillen und Sehhilfen in über 75 stationären Geschäften ein.²

• Decathlon startete ein Abo-Modell für Sport- und Freizeitausrüstung und will damit sein Geschäftsmodell grundlegend verändern.³

Der Trend ist klar erkennbar: Abonnements gibt es längst nicht mehr nur bei digitalen Diensten oder Software.
Auch bei physischen, langlebigen Produkten werden Abo-Modelle immer häufiger eingesetzt.

Typische Beispiele sind Fahrräder, Autos, Sportgeräte, Elektronik, Haushaltsgeräte, Möbel, Babyartikel, Werkzeuge und vieles mehr.

Das Problem: Physische Produkte bedeuten ein höheres Risiko

Alle Abo-Modelle haben eines gemeinsam: Kundinnen und Kunden zahlen regelmäßig, um ein Produkt oder eine Leistung weiter nutzen zu können.

Wo regelmäßig gezahlt wird, treten auch regelmäßig Zahlungsprobleme auf. Verspätete Zahlungen, ausgelassene Abbuchungen oder fehlgeschlagene Zahlungen sind bei Abos keine Seltenheit.

Bei digitalen Abos ist das leicht zu lösen.
Kann Netflix oder Spotify nicht mehr abbuchen, wird der Zugang gesperrt.

Bei physischen Produkten funktioniert das nicht.
Wenn jemand ein Fahrrad abonniert hat und nicht mehr zahlt, bleibt das Fahrrad trotzdem beim Kunden.

Deshalb ist der Umgang mit Zahlungsausfällen für jedes Abo-Modell wichtig.
Für Abos mit physischen Produkten ist er unverzichtbar.

Lösung: Professionelles Inkasso ist notwendig

Mit dem Wachstum physischer Abo-Modelle gehören Zahlungsausfälle inzwischen zum Alltag.

Inkasso ist dabei kein Sonderfall mehr.
Es ist nicht mehr nur der letzte Schritt, wenn alles andere gescheitert ist.

Für Abos mit physischen Produkten ist Inkasso ein fester Bestandteil eines stabilen Geschäftsmodells.

Voraussetzung für wirksames Inkasso: Ein gutes Subscription-Management-System

Aus Sicht von Debtist beginnt erfolgreiches Inkasso nicht erst dann, wenn ein Fall übergeben wird. Es beginnt deutlich früher.

Entscheidend ist zum Beispiel:

• wie Abo-Verträge aufgebaut sind,

• wie regelmäßige Zahlungen und Zahlungsausfälle gehandhabt werden,

• wie Kunden- und Produktdaten erfasst werden und

• wie offenstehende Forderungen später weitergegeben werden können.

Je klarer und strukturierter diese Prozesse von Anfang an sind, desto einfacher und erfolgreicher ist die spätere Forderungsdurchsetzung.

Wie dieser Artikel den Vergleich angeht

Deshalb schaut sich Debtist genau an, welche Subscription-Management-Lösungen Unternehmen mit physischen Abo-Modellen einsetzen.

In diesem Artikel vergleichen wir verschiedene Plattformen und betrachten dabei besonders, wie gut sie:

• regelmäßige Abrechnungen ermöglichen,

• mit Zahlungsausfällen umgehen und

• saubere und vollständige Daten für eine spätere Forderungsdurchsetzung bereitstellen.

Wie wir Subscription-Management-Plattformen bewerten

Unsere Bewertung basiert auf der Praxis. Der Fokus liegt auf Abo- und Nutzungsmodellen für langlebige Konsumgüter wie Fahrräder, Autos, Möbel, Elektronik, Haushaltsgeräte und technische Ausstattung.

Wir berücksichtigen vor allem Lösungen, die nachweislich von Unternehmen aus diesen Bereichen genutzt werden – nicht Tools, die hauptsächlich für digitale Dienste entwickelt wurden.

Zusätzlich prüfen wir, ob die Plattformen die typischen Anforderungen physischer Abo-Modelle abdecken, zum Beispiel:

• zuverlässige Abrechnung und Rechnungsstellung,

• klar geregelter Umgang mit Zahlungsausfällen und Mahnungen,

• eindeutige Zuordnung von Vertrag, Kunde und Produkt,

• gut aufbereitete Daten für Eskalation oder Inkasso.

Diese Punkte zeigen, ob eine Plattform nicht nur Wachstum ermöglicht, sondern auch hilft, Risiken und Zahlungsausfälle zu steuern.

Vergleich der Subscription-Management-Software

#1 circuly: Entwickelt für Abos mit physischen Produkten

circuly ist eine Software speziell für Abonnements mit physischen, langlebigen Produkten.

Geeignet für
Unternehmen, die Produkte nicht verkaufen, sondern im Abo oder zur Nutzung anbieten. circuly unterstützt alle wichtigen Abläufe – von der Zahlung über die Verwaltung der Produkte bis zur Rechnungsstellung.

Was besonders ist
circuly wurde von Anfang an für physische Abo-Modelle entwickelt.
Viele bekannte Marken aus dem Bereich „Product as a Service“ nutzen die Plattform, darunter Decathlon, Mister Spex, Bike Club, Riese & Müller oder Strollme.

Stärken im Überblick

• Abrechnung: Flexible Gestaltung von regelmäßigen Zahlungen und Rechnungen

• Zahlungsausfälle: Automatische Erinnerungen und erneute Abbuchungsversuche

• Produktverwaltung: Jedes Abo ist einem konkreten Produkt zugeordnet

• Operative Abläufe: Unterstützung bei Tausch, Rückgabe, Upgrade und Rücktransport

• Risikominimierung: Strukturierte Vertragsdaten und Prüfungen bei Vertragsabschluss

• Anbindung: Schnittstellen zu Shop-, Zahlungs-, Logistik- und Buchhaltungssystemen

Erfahrungen aus Bewertungen
Nutzerinnen und Nutzer heben besonders hervor:

• die hohe Anpassungsfähigkeit an individuelle Abläufe,

• die Eignung für unterschiedliche Geschäftsmodelle,

• den Einsatz als zentrale Lösung statt nur als Abrechnungstool.

Gerade bei wachsenden und sich verändernden Abo-Modellen ist das ein großer Vorteil.

Bedeutung für Forderungsdurchsetzung
Gut strukturierte Daten zu Vertrag, Zahlung und Produkt sorgen dafür, dass offene Forderungen klar nachvollziehbar sind. Das erleichtert eine spätere Übergabe an Inkasso erheblich.

#2 Firmhouse: Abo-Plattform für Shopify-Shops

Firmhouse ist eine Plattform für Abos, die eng mit Shopify verbunden ist.

Geeignet für
Online-Shops mit einfachen Abo-Modellen, zum Beispiel bei regelmäßig gelieferten Produkten oder Verbrauchsgütern.

Einordnung
Firmhouse eignet sich gut für Abos, bei denen es vor allem um Abrechnung und Verlängerung geht.
Sobald einzelne Produkte verwaltet, zurückgenommen oder aufbereitet werden müssen, stoßen diese Systeme an ihre Grenzen.

#3 Fairown

Fairown ist eine Plattform für Abo- und Rückkaufmodelle mit starkem Fokus auf Finanzierung.

Geeignet für
Unternehmen aus den Bereichen Elektronik, Haushaltsgeräte oder Bau, die Leasing- oder Rückkaufangebote über Banken abwickeln möchten.

Einordnung
Fairown ist stärker auf Verkauf und Finanzierung ausgerichtet als auf den laufenden Betrieb eines Abos.
Viele operative Abläufe finden außerhalb der Plattform statt.

#4 Nitrobox

Nitrobox ist eine Abrechnungs- und Monetarisierungsplattform für Unternehmen, die für die Verwaltung komplexer Umsatzmodelle in den Bereichen Abonnements, nutzungsbasierte Preisgestaltung und Hybridverträge entwickelt wurde.

Geeignet für
Unternehmen und digital orientierte Betriebe, die eine fortschrittliche Abrechnungslogik und Automatisierung vom Auftrag bis zum Zahlungseingang benötigen, insbesondere in den Bereichen SaaS, Mobilität, Telekommunikation oder industrielle Dienstleistungen.

Was besonders ist
Nitrobox zeichnet sich durch seine Finanzkoordination aus. Seine Stärken liegen in der Automatisierung von Abrechnung, Rechnungsstellung, Mahnwesen und Umsatzrealisierung über komplexe Vertragsstrukturen hinweg, unterstützt durch robuste APIs und ERP-Integrationen.

Die Plattform wird häufig als Abrechnungs-Backbone innerhalb größerer Systemarchitekturen eingesetzt, bei denen die operativen Prozesse an anderer Stelle verwaltet werden.

Warum dies im Vergleich wichtig ist
Nitrobox ist zwar aus finanzieller und abrechnungstechnischer Sicht sehr leistungsfähig, jedoch nicht dafür ausgelegt, die betrieblichen Realitäten physischer Abonnements für langlebige Konsumgüter zu verwalten, wie z. B. die Nachverfolgung von Vermögenswerten, Rückgaben, Aufarbeitungen oder das Lebenszyklusmanagement von Kunden- und Vermögenswerten.

Für vermögensintensive Abonnementmodelle bedeutet dies, dass in der Regel zusätzliche Systeme erforderlich sind, um neben der Abrechnung auch die betrieblichen Arbeitsabläufe abzudecken.

#5 Topi

Topi ist eine Plattform für B2B-Hardware-Abos und Mietmodelle.

Geeignet für
Unternehmen, die IT- oder Elektronikprodukte im Abo anbieten möchten, ohne sich selbst um Zahlungsausfälle kümmern zu müssen.

Was besonders ist
Topi prüft die Zahlungsfähigkeit der Kunden, erstellt Rechnungen und zieht die monatlichen Beträge ein.
Das anbietende Unternehmen erhält sein Geld von Topi, während Topi die laufenden Zahlungen verwaltet.

Einordnung
Da Topi das finanzielle Risiko übernimmt, haben Unternehmen weniger Einfluss auf die Abo-Prozesse und die Kundenbeziehung.
Für bestimmte B2B-Szenarien ist das sinnvoll, für andere Geschäftsmodelle weniger passend.

Fazit

Bis 2026 haben sich Abos mit physischen Produkten fest etabliert. Subscription-Management-Software ist dabei weit mehr als ein Werkzeug für regelmäßige Zahlungen.

Sie beeinflusst, wie Unternehmen mit Risiken umgehen, wie Zahlungsausfälle behandelt werden und wie gut offene Forderungen später durchgesetzt werden können.

Der Vergleich zeigt: Lösungen, die speziell für physische Produkte entwickelt wurden, bieten meist klarere Abläufe und bessere Daten.
Beides ist entscheidend, wenn Zahlungen ausbleiben.

Aus Sicht von Debtist gehören Zahlungsausfälle und Forderungsdurchsetzung zum normalen Lebenszyklus eines Abo-Modells – vorausgesetzt, die richtigen Systeme sind von Anfang an im Einsatz.

Quellen:

¹ https://newsroom.swapfiets.com/en-de/About-us
² https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7358413539092381696/?actorCompanyId=35622551
³ https://rent.decathlon.be