Rechnungsprogramm für Unternehmen: Worauf solltest Du bei der Auswahl achten?

Der Markt für Rechnungssoftware ist groß. Dutzende Anbieter versprechen, dass Rechnungen in Sekunden erstellt sind und die Buchhaltung quasi von selbst läuft. Doch spätestens nach ein paar Monaten zeigt sich, ob ein Tool wirklich zu Deinem Unternehmen passt, oder ob Du weiterhin zwischen Systemen hin- und herkopierst, Zahlungen manuell abgleichst und jede Mahnung einzeln verschickst.

Es lohnt sich also, die Auswahl von Anfang an gründlich anzugehen. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, welche Anforderungen eine moderne Rechnungssoftware erfüllen sollte, und wie das in der Praxis aussehen kann.

Warum die Wahl des Rechnungsprogramms so wichtig ist

Ein Rechnungsprogramm ist weit mehr als ein Werkzeug zum Schreiben von Rechnungen. Es ist die Grundlage für nahezu alle Zahlungsströme in Deinem Unternehmen. Hier entstehen deine Forderungen, hier wird sichtbar, welche Kunden gezahlt haben, und von hier aus werden Mahnungen und die Buchhaltung angestoßen.

Spätestens mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist klar: Einfache Word- oder Excel-Vorlagen reichen nicht mehr aus. Alle Unternehmen müssen bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand sind Papier- und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen noch bis Ende 2026 erlaubt. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das grundsätzlich für alle inländischen B2B-Rechnungen. Wer jetzt ein neues Programm auswählt, sollte also nicht nur an die aktuellen Bedürfnisse denken, sondern auch daran, wie sich Dein Unternehmen und die gesetzlichen Rahmenbedingungen in den nächsten Jahren entwickeln.

Die 7 wichtigsten Anforderungen an ein modernes Rechnungsprogramm 

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   Rechnungserstellung: schnell, flexibel und fehlerfrei

   Die Grundfunktion muss sitzen. Ein gutes Rechnungsprogramm ergänzt alle Pflichtangaben automatisch, vergibt fortlaufende Rechnungsnummern und greift auf gespeicherte Kunden- und Artikeldaten zurück. So vermeidest Du Tippfehler und Rückfragen, die die Zahlung unnötig verzögern.  

   Je besser die Software Deine typischen Abläufe abbildet, desto weniger musst Du nacharbeiten.  

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   E-Rechnungen: Pflicht statt Kür 

   Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail, sondern ein strukturierter Datensatz, der sich maschinell auslesen lässt. In Deutschland sind vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. Dein Rechnungsprogramm sollte beide Formate erstellen können und idealerweise auch eingehende E-Rechnungen empfangen und darstellen, denn dazu ist Dein Unternehmen bereits heute verpflichtet.  

   Nicht bei jedem Anbieter ist die E-Rechnung automatisch im Tarif enthalten, manchmal wird sie als kostenpflichtiges Zusatzmodul angeboten.  

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   Zahlungsüberwachung: offene Posten jederzeit im Blick 

   Eine Rechnung zu verschicken ist das eine, zu wissen, ob sie bezahlt wurde, das andere. Moderne Rechnungsprogramme verbinden sich direkt mit Deinem Geschäftskonto, importieren Zahlungseingänge und ordnen sie automatisch den passenden Rechnungen zu. Offene und überfällige Rechnungen werden übersichtlich angezeigt, ohne dass Du Kontoauszüge manuell durchgehen musst. Je einfacher die Zahlung, desto schneller kommt Dein Geld.  

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   Mahnwesen: automatisiert und individuell anpassbar 

   Gerade das Mahnwesen bleibt im Alltag oft liegen, weil es unangenehm ist und Zeit kostet. Ein gutes Rechnungsprogramm nimmt Dir diese Arbeit ab: Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden nach Regeln, die Du selbst festlegst, automatisch erstellt und verschickt.  

   Idealerweise lässt sich das Mahnwesen an die eigenen Abläufe anpassen, etwa bei Fristen und Formulierungen. Schließlich braucht ein Stammkunde, der eine Rechnung übersehen hat, eine andere Ansprache als ein Kunde, der auf mehrere Mahnungen nicht reagiert.  

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   Schnittstellen: Dein Rechnungsprogramm ist kein Einzelkämpfer 

   Kein Rechnungsprogramm arbeitet isoliert. Es muss mit anderen Systemen in Deinem Unternehmen kommunizieren, zum Beispiel mit:  

   • Deiner Buchhaltung und Steuerberatung, damit Rechnungsdaten ohne Umwege weitergegeben werden können  

   • Deinen Vertriebskanälen, wie Onlineshops, damit Rechnungen automatisch entstehen  

   • Weiterer Deiner Unternehmenssystemen, damit Kundendaten nicht doppelt gepflegt werden müssen  

   • Banken und Zahlungsdienstleistern, damit Zahlungseingänge automatisch zugeordnet werden  

   Je mehr fertige Schnittstellen ein Anbieter mitbringt, desto weniger individuelle Lösungen brauchst Du.

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   Übergabe offener Forderungen: Was passiert nach der letzten Mahnung? 

   Diese Anforderung wird bei der Auswahl am häufigsten übersehen. Viele Rechnungsprogramme hören beim internen Mahnwesen auf. Zahlt Dein Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, beginnt die Handarbeit: Rechnungen heraussuchen, Mahnhistorie zusammenstellen, Kundendaten exportieren und alles an ein Inkassobüro schicken.  

   Moderne Rechnungsprogramme bieten stattdessen eine direkte Anbindung an digitale Inkassodienstleister. Du legst einmal fest, nach wie vielen Tagen eine überfällige Rechnung übergeben werden soll, und der Rest läuft automatisch. Die Forderung wird mit allen relevanten Daten übermittelt, und den aktuellen Stand kannst Du jederzeit einsehen. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang ohne Medienbruch.

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   Datenschutz, GoBD und Skalierbarkeit  

   Rechnungen enthalten sensible Kunden- und Finanzdaten. Achte deshalb darauf, dass der Anbieter DSGVO-konform arbeitet, und die Daten idealerweise auf Servern in Deutschland oder der EU speichert. Ebenso wichtig ist die GoBD-konforme Archivierung.  

   Denke also an morgen: Wächst Dein Unternehmen, brauchst Du vielleicht mehrere Benutzerzugänge mit unterschiedlichen Rechten, höheres Rechnungsvolumen oder zusätzliche Schnittstellen. Ein Tarifmodell, das mit Dir wächst, erspart Dir einen späteren Systemwechsel.  

Praxisbeispiel: Wie Rechnungsprogramm und Inkasso zusammenspielen

Wie die genannten Anforderungen im Alltag zusammenwirken, lässt sich gut an einem typischen Ablauf zeigen. Ein Unternehmen verschickt jeden Monat regelmäßig Rechnungen an seine Kunden. Lange Zeit liefen Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich und Mahnwesen über verschiedene Tools und viel Handarbeit, sodass ein großer Teil der Zeit damit verging offene Posten nachzuverfolgen. Mit Blick auf die E-Rechnungspflicht entscheidet sich das Unternehmen für eine zentrale Rechnungssoftware und stellt auf easybill um.  

Die monatlich gleichen Leistungen werden seitdem als wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellt und als E-Rechnung verschickt. Zahlungseingänge werden über die Bankanbindung mit offenen Rechnungen abgeglichen, und wer nicht rechtzeitig zahlt, erhält automatisch eine Zahlungserinnerung und bei Bedarf eine Mahnung. Über Schnittstellen sind außerdem die bestehenden Systeme angebunden, sodass Daten nicht mehr doppelt gepflegt werden müssen. 

Bleibt eine Rechnung trotz Mahnung offen, übergibt easybill die nach einer festgelegten Frist automatisch an einen Inkassodienstleister wie Debtist. Das Ergebnis: Der Zeitaufwand für Rechnungen und Mahnungen sinkt deutlich, und das Unternehmen muss sich nur noch um die Fälle kümmern, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.

Checkliste: Die richtigen Fragen an jeden Anbieter

Bevor Du Dich für ein Rechnungsprogramm entscheidest, solltest Du folgende Fragen für Dich beantworten:  

1. 1

   Bildet die Software meine typischen Rechnungsarten ab (einmalig, wiederkehrend, Abschläge)?

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   Sind XRechnungen und ZUGFeRD im Tarif enthalten, sowohl für den Versand als auch Empfang?

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   Gibt es einen automatischen Zahlungsabgleich mit meinem Bankkonto?

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   Kann ich Mahnstufen, Fristen, Texte individuell anpassen?

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   Lässt sich die Software über Schnittstellen mit meinen bestehenden Systemen verbinden?

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   Können überfällige Rechnungen automatisch an einen Inkassodienstleister übergeben werden?

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   Wo werden meine Daten gespeichert, und ist die Archivierung GoBD-konform?

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   Wächst der Tarif mit meinem Unternehmen?

Fazit: Das beste Rechnungsprogramm denkt über die Rechnung hinaus

Bei der Wahl eines Rechnungsprogramms solltest Du nicht nur auf die Rechnungserstellung schauen. Entscheidend ist, wie gut die Software den gesamten Weg bis zum Zahlungseingang abbildet: Von der E-Rechnung über die Zahlungsüberwachung und das Mahnwesen bis zur Übergabe offener Forderungen. Je weniger Medienbrüche es dabei gibt, desto mehr Zeit sparst Du und desto stabiler ist Dein Cashflow.