Richtig mahnen: So gehen Gläubiger rechtssicher vor

Richtiges Mahnen ist die Voraussetzung für erfolgreiches Inkasso. Oft besteht Unsicherheit darüber, welche Form gewahrt werden muss und ob die Fristen korrekt gesetzt sind.

Wann können offene Rechnungen an ein Inkassounternehmen übergeben werden?

Eine Übergabe ist möglich, sofern die Forderung rechtlich durchsetzbar ist. Die Anzahl der zuvor versendeten Mahnungen ist dabei zweitrangig. Damit eine Rechnung für das Inkasso bereit ist, müssen folgende Schritte erfolgt sein:

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   Fälligkeit (§ 271 BGB): Das ursprüngliche Zahlungsziel der Rechnung (z. B. „zahlbar bis 15.05.“) muss abgelaufen sein. Ist kein Datum vereinbart, ist die Forderung laut Gesetz sofort fällig.

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   Unbestrittenheit: Die Forderung darf nicht bestritten sein. Wurden Mängel reklamiert oder der Rechnung widersprochen, ist eine direkte Übergabe an das Inkasso in der Regel nicht möglich.

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   Zahlungsverzug (§ 286 BGB): Dies ist die wichtigste juristische Hürde für den Inkasso-Start.

   • Bei Unternehmen (B2B): Der Verzug tritt gemäß § 286 Abs. 3 BGB automatisch spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Eine vorherige Mahnung ist rechtlich nicht zwingend erforderlich.

   • Bei Verbrauchern (B2C): Die automatische 30-Tage-Regel gilt nur, wenn auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde. Fehlt dieser Hinweis, ist mindestens eine Mahnung erforderlich, um den Verzug nach § 286 Abs. 1 BGB auszulösen.

Welche Formulierung ist beim Mahnen oder Erinnern erforderlich?

Eine Mahnung stellt rechtlich keine unverbindliche Bitte dar, sondern eine eindeutige Leistungsaufforderung. Sie entscheidet darüber, ob der Schuldner wirksam in Verzug gesetzt wird.

Es gelten drei Grundregeln:

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   Klarheit: Weichmacher sind zu vermeiden. Der Schuldner muss verstehen, dass die Zeit der Verhandlung vorbei ist.

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   Ernsthaftigkeit: Aus dem Schreiben muss hervorgehen, dass die Zahlung nun zwingend erwartet wird.

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   Sachlichkeit: Beleidigungen oder emotionale Vorwürfe wirken unprofessionell und helfen nicht bei der Durchsetzung.

Beispiele für Formulierungen:

Welche Daten und Angaben müssen in der Mahnung enthalten sein?

Damit eine Mahnung wirksam ist, muss für den Empfänger zweifelsfrei erkennbar sein, um welche Forderung es sich handelt. Fehlen Pflichtangaben, kann der Verzugseintritt verhindert werden.

Folgende Daten sind zwingend erforderlich:

• Parteien: Name und vollständige Anschrift des Gläubigers sowie des Schuldners.

• Bezug zur Forderung: Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.

• Betrag: Der offene Gesamtbetrag (ggf. inklusive bereits angefallener Zinsen).

• Aufforderung: Ein klarer Satz, der zur Zahlung auffordert.

• Zahlungsweg: Die Bankverbindung (IBAN/BIC) für die Überweisung.

• Fristsetzung: Ein konkretes Datum, bis wann die Zahlung einzugehen hat.

Welche Zeiten und Fristen sind relevant?

Fristen schaffen Verbindlichkeit und berechenbare Prozesse. Relevant sind zwei Zeiträume:

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   Das ursprüngliche Zahlungsziel: Dieses Datum auf der Rechnung bestimmt, ab wann die Forderung fällig wird (z. B. „zahlbar sofort“ oder „zahlbar bis 30.04.“).

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   Die Frist in der Mahnung: In der Mahnung sollte eine letzte, angemessene Frist gesetzt werden.

   • Schwammige Angaben wie „in den nächsten Tagen“ oder „umgehend“ sind rechtlich oft schwer greifbar.

   • Stattdessen ist ein konkretes Kalenderdatum zu nennen (z. B. „Zahlungseingang bis zum [Datum in 7–10 Tagen]“). Nur so entsteht ein eindeutiger Stichtag für weitere Maßnahmen.

Muss ein spezifischer Bezug zur Rechnung vorhanden sein?

Ja, zwingend.

Der Schuldner muss sofort erkennen können, welcher offene Posten gemeint ist. Ohne diesen Bezug ist eine Mahnung rechtlich oft unwirksam, da die Forderung nicht „bestimmt“ genug ist.

• Pflicht: Rechnungsnummer und Rechnungsdatum müssen im Betreff oder Text genannt werden.

• Optional: Die Original-Rechnung muss nicht zwingend erneut als Anhang beigefügt werden. Dies kann jedoch helfen, Missverständnisse zu vermeiden, falls die Unterlagen beim Schuldner nicht mehr vorliegen oder in der Buchhaltung untergegangen sind.

Wie wird mit Rechnungen verfahren, die in der Vergangenheit nicht ordentlich gemahnt wurden?

Oft liegen Rechnungen vor, die zwar fällig sind, aber bei denen der Mahnprozess inkonsistent war (z. B. nur telefonische Erinnerungen oder lange Pausen). Diese Forderungen sind nicht verloren.

Eine inkonsistente Mahnhistorie macht eine Forderung nicht ungültig, solange sie noch nicht verjährt ist (die regelmäßige Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt drei Jahre zum Jahresende).

Das korrekte Vorgehen: Es ist nicht notwendig, nachträglich mehrere Mahnstufen zu durchlaufen. Es genügt, eine einzige, formell korrekte letzte Mahnung mit einer angemessenen Frist zu versenden. Verstreicht diese Frist ergebnislos, ist der Verzug rechtssicher hergestellt und die Forderung kann sofort an ein Inkassounternehmen übergeben werden.

Gesetzliche Grundlagen im Detail